PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; Mengingat : 1. Undang -undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku; h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan 2 Penyusunan Struktur Organisasi Selain komitmen perusahaan, laboratorium yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 17025 juga harus menyusun struktur organisasi yang jelas. Dalam hal ini laboratorium perlu menunjuk beberapa orang sesuai dengan kemampuannya untuk mengisi jabatan serta tugas. Report Penyusunan COBIT, ITIL, dan iso 17799 Pengantar : COBIT, ITIL DAN ISO 17799 berkaitan dengan praktek manajemen berbasis IT yang pada dasarnya menuju pada standarisasi, Praktek ini sangat membantu karena beberapa hal, di antaranya adalah: Untuk menentukan strategi kesuksesan perusahaan managemen berbasis IT sangat kritis Membantu LzDG. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 bertujuan membantu perusahaan untuk bersaing secara internasional. Kenali apa saja prinsip dasar standar ini pada ulasan berikut. Adanya manajemen mutu dalam sebuah perusahaan membantu kualitas produk yang dihasilkan agar tetap konsisten. Dengan demikian, kredibilitas dan kepercayaan perusahaan di mata konsumen akan turut terjaga. Adapun standar internasional yang digunakan terkait manajemen mutu adalah ISO 9001. Apa Itu Manajemen Mutu? Kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam mendukung keberhasilan sebuah bisnis atau perusahaan. Dalam meningkatkan kepuasan sendiri, ada banyak cara yang dapat dilakukan salah satunya adalah menjaga kualitas produk yang baik. Jika Anda sebagai konsumen pun, kualitas produk yang tidak konsisten akan membuat Anda jadi enggan untuk melakukan pembelian ulang, bukan? Oleh sebab itu, manajemen mutu di sebuah perusahaan sangat perlu diperhatikan. Manajemen mutu akan memastikan seluruh proses produksi hingga distribusi produk sesuai dengan hasil yang diharapkan. Apa Itu ISO 9001? ISO 9001 adalah standar internasional yang digunakan untuk persyaratan Sistem Manajemen Mutu. Standar ini diterbitkan pertama kali pada 1986 oleh International Organization for Standardization alias ISO, yakni badan internasional yang bertujuan untuk menetapkan standar bagi perusahaan yang ingin bersaing secara global sekaligus menjaga kredibilitasnya. Kendati begitu, perlu diperhatikan bahwa ISO 9001 tidaklah membatasi cara perusahaan untuk melakukan kegiatan operasional maupun menciptakan inovasi. ISO 9001 hanyalah memberi pedoman karakter Sistem Manajemen Mutu yang baik dalam bentuk persyaratan yang harus dipenuhi. ISO 9001 telah mengalami beberapa perubahan sejak diterbitkan pertama kali. Kini, panduan yang digunakan adalah ISO 9001 2015 sebagai pengganti ISO 9001 2008. Salah satu perubahan mendasar dalam ISO 9001 2015 adalah prinsip-prinsip manajemen mutu. Jika ISO 9001 2008 menerapkan delapan prinsip manajemen mutu, maka ISO 9001 2015 kini menyederhanakannya menjadi tujuh seperti berikut ini. 1. Fokus Pelanggan Customer Focus Fokus utama Sistem Manajemen Mutu adalah memenuhi kebutuhan konsumen melalui produk yang ditawarkan dan bahkan berusaha untuk melebihi ekspektasi yang dibangun oleh konsumen. Mengapa demikian? Pasalnya, kesuksesan sebuah perusahaan ditentukan oleh konsumennya—jika tidak konsumen yang membeli produk, maka tak ada pemasukan apalagi untung, bukan? Maka dari itu, perusahaan harus mampu beradaptasi, mengetahui, dan dapat menghadirkan solusi atas kebutuhan konsumen sehingga konsumen tertarik dan rela mengeluarkan sejumlah biaya untuk menikmati produk tersebut apalagi sampai melakukan pembelian ulang. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memenuhi prinsip ini adalah sebagai berikut. Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan kebutuhan dan harapan konsumen kepada organisasi atau stakeholder dan memantau kepuasan pelanggan serta melakukan tindakan tepat yang diperlukan. 2. Kepemimpinan Leadership Pemimpin di seluruh level organisasi perusahaan harus memiliki tujuan dan arah yang sama sekaligus menciptakan kondisi tiap individu karyawan turut serta dalam mencapai sasaran mutu yang diharapkan. Hal ini dimaksudkan agar strategi, kebijakan, proses, hingga sumber daya yang diterapkan sesuai dengan tujuan perusahaan. Apabila prinsip ini terpenuhi, maka akan terjadi peningkatan efisiensi maupun efektivitas cara-cara yang dilakukan untuk memenuhi sasaran yang ditetapkan perusahaan. Selain itu, komunikasi dan koordinasi dalam proses yang dilakukan akan turut meningkat. Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat diambil untuk memenuhi prinsip leadership ISO 9001 2005. Membangun budaya integritas dan komitmen di seluruh badan memberi kesempatan pada tiap karyawan untuk melakukan pelatihan sumber daya yang diperlukan. 3. Keterlibatan Orang Engagement of People Keberhasilan sebuah perusahaan adalah hasil dari teamwork yang bagus. Setiap karyawan dalam perusahaan memiliki kontribusi untuk kemajuan perusahaan sehingga tidak ada karyawan yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh perusahaan. Dengan memenuhi prinsip ini, setiap karyawan pun akan merasa dihormati dan makin terdorong untuk berkontribusi lebih optimal dalam menjalankan tanggung jawabnya. Tentunya, perusahaan pun perlu memperhatikan dan menekankan pentingnya aspek kompetensi, pemberdayaan, dan keterlibatan seluruh karyawan untuk mampu menciptakan nilai tersebut. Adapun beberapa langkah yang bisa diambil untuk memenuhi prinsip ini adalah seperti berikut. Menjaga kelancaran komunikasi di seluruh dan memberi apresiasi terhadap kinerja yang melakukan sosialisasi dan usaha agar setiap karyawannya berkomitmen mencapai tujuan yang ditetapkan. 4. Pendekatan Proses Process Approach Prinsip manajemen mutu ISO 9001 ini meyakini bahwa sebuah hasil dapat menjadi lebih efektif dan efisien saat kegiatan yang dikelola menjadi proses yang saling terkait serta berfungsi sebagai sistem yang koheren. Manajemen mutu pada dasarnya terdiri dari berbagai proses yang saling berkaitan. Proses tersebut pun bersama-sama mengarah pada pencapaian tujuan perusahaan yang tak lain adalah refleksi kepuasan dari pihak-pihak terkait. Di bawah ini adalah beberapa kegiatan yang dapat dilakukan guna memenuhi prinsip pendekatan proses. Menentukan tujuan sistem dan proses yang akan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk menjalankan dan meningkatkan proses sekaligus memantau, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja sistem keseluruhan. 5. Peningkatan Improvement Perusahaan yang sukses senantiasa tidak mengabaikan evaluasi dan perbaikan yang harus dilakukan. Perusahaan tersebut akan menempatkan fokus pada perbaikan yang berkelanjutan. Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kemampuannya mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko serta peluang, baik yang datang dari internal maupun eksternal. Sebagai langkah-langkah pemenuhan prinsip ini, berikut adalah cara-cara yang dapat dilakukan. Memberi pelatihan pada karyawan mengenai metode dan alat meninjau, dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek dan mengakui adanya perbaikan yang perlu dilakukan. 6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti Evidence-Based Decision Making Setiap perusahaan harus menggunakan dasar hasil analisis dan evaluasi data dalam mengambil keputusan. Tujuannya tak lain adalah untuk meminimalkan kesalahan pengambilan keputusan karena hal-hal yang kompleks maupun dianggap tidak pasti. Dalam kata lain, prinsip ini menekan adanya konsekuensi tidak diinginkan akibat keputusan yang berdasarkan penilaian subjektif. Adanya fakta, bukti, dan analisis akan menghasilkan keputusan objektif dan keyakinan yang lebih besar. Sebagai contoh, di bawah ini beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengambil keputusan berdasarkan bukti. Melakukan observasi, tes, atau pengukuran menggunakan metode dan alat yang memastikan data yang diperoleh berasal dari sumber valid. 7. Manajemen Hubungan Relationship Management Perusahaan tentu bermimpi untuk dapat menjalankan bisnisnya dan mencapai sukses untuk jangka panjang. Maka dari itu, hubungan yang dijalin dengan konsumen maupun stakeholder terkait lainnya haruslah dijaga dengan baik pula. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa pihak-pihak yang berada di dalam lingkungan dalam maupun luar perusahaan. Keduanya sama-sama memiliki peran krusial dalam membantu perusahaan mencapai target yang diharapkan. Untuk menjaga hubungan tetap baik, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan. Melakukan kerja sama yang saling dan memenuhi hak dan kewajiban masing-masing komunikasi yang terbuka. Itulah tujuh prinsip dasar Sistem Manajemen Mutu. Perlu diketahui, ISO 9001 pada dasarnya bukanlah bersifat kewajiban, melainkan sukarela. Walau begitu, karena tuntutan’ standar ini bagus dan turut mendorong kualitas perusahaan secara umum, tidak sedikit perusahaan pun yang menerapkan ISO 9001 dan bahkan mewajibkan supplier mereka untuk ikut memenuhinya. Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui info atau 081918800013. Follow juga Instagram Mutu Institute di mutu_institute untuk update pelatihan lainnya. Post Views 1,049 5 Hal Penting dalam penerapan ISO yang perlu mendapatkan perhatian perusahaan agar mendapatkan manfaat terbaik dari penerapan sistem manajemen adalah Menggunakan Pendekatan ProsesSebagaimana disarankan di dalam standar ISO maka digunakan pendekatan proses dalam penyusunan Sistem Manajemen Mutu. Adopsi pendekatan proses dilakukan saat menyusun, mengimplementasikan dan memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Konsultan ISO membantu melakukan pendekatan proses yaitu pemetaan proses dalam organisasi, termasuk identifikasi dan interaksi dari proses-proses tersebut, serta pengelolaannya,Organisasi untuk dapat berfungsi secara efektif harus mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Keunggulan pendekatan proses adalah pengendalian terus-menerus terhadap hubungan antara proses-proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi di antara proses-proses Seluruh KaryawanDalam penerapan ISO harus menggunakan pendekatan partisipatif yang merupakan pendekatan yang menekankan pada pentingnya pelibatan seluruh karyawan. Pendekatan partisipatif berarti membentuk Tim ISO internal yang bertanggung jawab terhadap penerapan SMM yang telah disusun secara efektif dan melakukan persiapan dalam rangka sertifikasi. Dalam pendekatan ini, seluruh karyawan diharapkan dapat berpartisipasi dan memberikan kontribusi yang maksimal, sehingga SMM ini secara bertahap dapat diterapkan dan terjadi peningkatan secara pendekatan ini, maka Konsultan ISO bertindak dan berperan sebagai fasilitator, sebagai pihak yang mempermudah jalannya proses kegiatan. Dengan demikian, maka peran dari seluruh karyawan menentukan bagi keberhasilan proses kegiatan penerapan ISO, sementara konsultan lebih berperan sebagai fasilitator untuk mendukung kelancaran proses fasilitasi melalui pendekatan partisipatif ini sangat membutuhkan kemauan dari seluruh bagian yang masuk dalam ruang lingkup sertifikasi. stakehlolder serta interaksi yang intens antara konsultan dan stakeholder dalam proses pelaksanaan metodologi PDCASecara umum metodologi yang digunakan di dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu adalah PDCA Plan Do Chec Action dimana pendekatan ini meliputi Plan yaitu menertapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi. Do berarti mengimplementasikan atau menerapkan prosesnya. Chek artinya melakukan pemantauan dan mengukur proses dan produk terhadap kebijakan ,tujuan dan persyaratan bagi produk dan melaporkan hasilnya. Sedangkan Action adalah melakukan tindakan untuk perbaikan berlanjut dari kinerja proses. Konsultan ISO merancang sistem manajemen yang akan diterapkan menggunakan metodologi PDCA. Dalam menyusun prosedur juga menggunakan pendekatan PDCA yaitu menjelaskan rencana kegiatan atau proses kemudian menjelaskan tahapan proses yang diikuti dengan titik-titik pengendalian dan pengukuran Training ISO dan SosialisasiProses fasilitasi atau coaching merupakan tahap penting dalam penerapan sistem manajemen. Konsultan ISO bersama-sama dengan Pengelola SMM dan perwakilan dari masing-masing Bagian harus mendesain sesi sosialisasi untuk memastikan seluruh prosedur dapat dipahami oleh pelaksana proses. Perbaikan dan penyempurnaan terhadap naskah dokumen SMM yang telah mendapat masukan dari pelaksana proses untuk disempurnakan. Sosialisasi dokumen SMM melalui workshop kepada seluruh karyawan perusahaan merupakan kunci sukses tahap penerapan. Hal ini karena pada saat pengembangan prosedur hanya melibatkan TIm ISO, sehingga pada tahap penerapan harus dilakukan sosialisasi secara terstruktur untuk memastikan pemahaman seluruh Audit InternalSebelum mengundang Badan Sertifikasi datan untuk memeriksa penerapan ISO di perusahaan. Auditor Internal yang telah mendapat pelatihan dari Konsultan ISO harus melakukan pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen. Pemeriksaan efektifitas penerapan sistem manajemen ini disebut Audit Internal. hasil Audit Internal dilaporkan kepada manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan dan peningkatan mutu. Kesiapan perusahaan untuk diaudit dan lulus dari Badan Sertifikasi sangat tergantung dari hasil audit internal ini. karenanya harus dipastikan auditor internal kompeten dan pelaksanaannya menghasilkan temuan audit internal yang akan memberikan nilai tambah bagi penerapan Sistem ManajemenDemikian 5 Hal Penting Dalam Penerapan ISO yang harus perusahaan perhatikan dalam pelaksanaan penerapan dan sertifikasi ISO 9001. Hubungi Change Konsultan 0812-860477 untuk permintaan proposal ISO 90012015. Pelatihan ISO Jakarta - Sertifkat ISO menjadi salah satu dokumen penting yg dimiliki suatu perusahaan. Jika kita berbicara tentang pelaksanaan proses implementasi ISO pada perusahaan, pastinya harus melewati beberapa tahapan. Nah, tahapan apa saja yang harus dilewati sebuah organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO? Dalam artikel ini akan diberikan informasi secara rinci tahapan-tahapan dalam proses pelaksanaan sertifikat ISO. MEMBUAT KOMITMEN Top Management harus membuat komitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi perusahaan. MEMBENTUK TIM I Perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua project dan tim. Dalam tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi/departemen yakni dept. head dan staf. Penetapan Management Representative boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus berperan secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO sebagai fungsi pemimpin. MELAKSANAKAN PELATIHAN ISO Menetapkan waktu pelaksanaan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan yang meliputi pelatihan Awareness pengenalan, Dokumentasi dan Internal Audit. Tahapan ini dapat dilakukan oleh Lembaga Pelatihan ISO dari eksternal untuk mengajarkan pemahaman yang jelas kepada karyawan tentang persyaratan dan prosedur ISO. MENGGUNAKAN JASA KONSULTAN ISO Perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan ISO untuk membantu memberikan strategi implementasi dan mampu meningkatkan nilai proses bisnis. Penggunaan Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab Top Management untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. Pihak perusahaan dapat menanyakan apa saja terkait dengan implementasi kepada Konsultan ISO. MELAKUKAN GAP ANALYSIS Gap Analysis adalah menganalisis proses dan prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan. Gap Analysis akan menentukan seberapa besar perbedaan antara proses operasional atau produksi perusahaan dengan persyaratan ISO yang harus diterapkan. PEMBUATAN DOKUMEN Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO membuat dokumen sesuai dengan persyaratan ISO yang akan diterapkan. Tetapkan Kebijakan, Struktur Organisasi, Job Desc, KPI, Pedoman, dan Prosedur dari masing-masing departemen di dalam perusahaan. Jika dibutuhkan penjelasan secara terperinci, maka dapat dibuatkan dokumen pendukungnya seperti Standar Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir. IMPLEMENTASI SISTEM ISO Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, perusahaan harus sudah beroperasi minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya. MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL Tahapan ini mencakup pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen perusahaan mulai dari menyusun agenda tahunan audit sampai dengan evaluasi ke Top Management. Internal Audit bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen memenuhi persyaratan Sistem Manajemen perusahaan diterapkan dan dipelihara secara efektif. TINJAUAN MANAJEMEN Tahapan ini mencakup kegiatan perencanaan dan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, serta melakukan follow up terhadap pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya. Melakukan peninjauan kesesuaian dan keefektifan dari Sistem Manajemen, serta pencapaian performa perusahaan. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahaan yang bermasalah performa yang memburuk. Baca Juga ISO 14001 Pengertian dan Proses Mendapatkan Sertifikatnya AUDIT SERTIFIKASI ISO Tahapan ini sebagai penentuan kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Perusahaan yang telah memiliki dan menerapkan persyaratan sistem ISO dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada Badan Sertifikasi ISO. Proses Sertifikasi ISO terdiri dari 2 tahap, yaitu 1. Tahap Pertama Audit Kecukupan Proses pemeriksaan dokumentasi perusahaan, tujuannya untuk menentukan bahwa sistem telah memenuhi persyaratan ISO. Setelah dokumentasi perusahaan dinilai cukup, maka akan dilanjutkan ke pre-assessment. Pre-assessment adalah proses pemeriksaan dan pengujian awal implementasi sistem, hal ini bertujuan untuk memastikan sistem telah siap secara menyeluruh. 2. Tahap Kedua Main-assessment Proses penilaian kesesuaian secara menyeluruh. Jika perusahaan dinilai telah memenuhi kriteria kesesuaian dengan sistem ISO dan dikategorikan telah layak, maka akan langsung mendapatkan Sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi ISO. Tahapan ini juga dikatakan sebagai penentuan label kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO.